名刺をクラウド上で管理する方法とは?具体例も紹介

せっかくもらった名刺も、管理をおざなりにしてしまい全く活かしきれていない、という方も多いのではないでしょうか。貰った名刺がどこにいったのか、どうやって管理したらよいのかを把握できるのがクラウド上で名刺を管理するメリットです。

では、名刺をクラウド上で管理するとは、具体的にどういった方法なのでしょうか。

(名刺に肩書きを書く事の必要性)

スキャンをして管理する

クラウド名刺管理サービスの多くは、紙媒体で入手している名刺をスマートフォンなどでスキャンをすることで、データ化する方法です。この方法なら特別な道具は必要ありませんし、スマートフォン上で名刺を確認できるため名刺をわざわざ持ち出す必要がありません。

一枚一枚名刺をめくって確認するよりも遥かに効率的ですし、顧客データをおざなりにしたり名刺を紛失する心配も無用になります。営業現場において非常に役立つサービスであり、貰った名刺を無駄にしない効率的な方法でもあるのです。

Sansanのクラウド管理機能

法人向けのクラウド名刺管理サービスであるSansanは、社内の人脈を確認する上で非常に役立つサービスです。AIによって自動的に収集された情報は、社内における異動や昇進といった出来事を把握するのにうってつけであり、名刺ごとに誰がどんな役職にいるのかを簡単に判別できます。

また、名刺を交換した相手と直接出会う前に、どんなやり取りをしたいのかを事前に確認できるサービスも魅力的です。顔と名前が一致したとしても、その人とどんなやり取りをしたのかを忘れてしまっていたのでは意味がありません。

また、所属部署など詳しいデータも一律で管理されているため、部署や住所を間違えるといううっかりミスを防ぐ効果も見込めるでしょう。そしてAI機能をフルに活用しているのが、次に出会うべき人物が誰なのかをAIがアドバイスしてくれることです。

AIが教えてくれる情報を元に人脈を伸ばしていけば、どんどんビジネスチャンスが広がること請け合いです。眠っている人脈から新しいチャンスを掬い上げたい方にとっては、頼もしいサービスとなるでしょう。ちなみに、スキャナあるいはスマートフォンから名刺をクラウド上でデータ化できますが、どちらからデータ化しても精度にはほぼ違いがありません。

高精度なデータ化を可能としているため、クラウド上で丁寧に管理することが可能です。

連絡とれるくん

名刺をデータ化できることはもちろん、様々な追加機能が備わっているのが連絡とれるくんの魅力です。内線番号やスマートフォンに登録している電話番号、コミュニケーションツール内に登録されている情報など、連絡とれるくんをWeb電話帳として活用することが可能です。

そのため、名刺から登録したデータと電話番号やその他の情報を結びつけやすく、ただ単に名刺のデータをクラウド上で管理するだけに留まりません。

情報と情報を紐づけし、一つの人物データを作り上げられることが連絡とれるくんの魅力なのです。また、クラウド上で管理するため、連絡とれるくんに登録したデータが端末から漏れることもありません。名刺をデータ化した上で怖いのは、その登録したデータが一気に外部に漏れてしまうことではないでしょうか。

しかし、クラウド上に登録されているのであれば、そんな心配も無用です。情報が一気に漏洩することはありませんし、セキュリティ面も抜群なのです。料金面の安さも魅力の一つです。月額300円で利用できるためとてもお手頃ですし、自分にあっているかどうかを気軽に確かめることができるのです。

Cardfulで情報管理

こちらはアイフォン向けのソフトになりますが、その特徴はなんといってもEvernoteとの連携機能です。Evernoteに登録されているデータをCardfulにて管理することができるため、今現在Evernoteを用いている方にとっては非常に魅力的なサービスとなります。

特別な操作も必要なく、Evernoteに登録された名刺データがそのままCardfulにも同期されていきます。また、一旦登録したデータはそのままEvernoteあるいはCardfulにて編集可能です。自分なりにわかりやすくカスタマイズしたい場合などで役立つため、もし名刺データを編集したいと考えている場合はCardfulが適していると言えるでしょう。

注意点としては、Evernote自体は無料ですが、このCardfulは有料で提供されています。正確には有料アップグレードを施すことで機能制限が解除される形になりますが、本格的に使用するのであればやはりアップグレードは必須と言えるでしょう。

また、月額制ではなく、買い切り型のソフトとなります。月額制ではなく買い切り型アプリを探している方は、Cardfulを検討してみましょう。一旦登録されたデータから電話をかけたり、メールを送信することも可能です。

ただ名刺を紙のまま所有しておくよりも圧倒的に利便性が高まるはずです。

無料で利用できるエイト

多くのユーザーから支持を集めている名刺管理サービスが、エイトです。基本的な操作感は他の名刺管理サービスと大きく違いはありませんが、シンプルで使いやすい機能は余計な機能はいらないと考えているユーザーにとって使いやすいものとなっています。

また、スマートフォンだけでなくパソコンからもアクセスして使用可能です。出先でノートパソコンを開いて確認したり、大きい画面で一旦落ち着いて情報を整理したい場合などに効果的な手段でしょう。検索機能も使いやすく、クラウド名刺管理サービスを初めて利用する方にとってはうってつけのサービスとなります。

また、クラウド上で保管するだけでなく名刺情報をダウンロードしたい場合、月額制のプレミアムに登録することで可能です。ダウンロードすればWi-Fiが届かない場所でも簡単に名刺情報を管理できますし、月額480円という価格も相まってお得な内容となっています。

SmartViscaで情報共有

貰った名刺を最大限に活用するには、社内で共有する方法が一番です。企業を代表して足を運ぶ以上、必要な情報は企業内で共有しておいたほうがお得ですし、SmartViscaなら簡単に行なえます。同じ名刺を持っている社員が情報を更新した際、自分が登録している情報も一緒に更新されるようになっているため、昇進や異動などの新情報を漏らさず伝えてくれます。

また、名仕事にグループ分けできる機能も魅力的でしょう。せっかく情報を登録しても、そのデータがバラバラなままでは意味がありませんが、タグ付けされグループ分けされればより活用しやすくなるのです。